Il testo riscritto è il testo standard con cui il Servizio Cerimoniale e manifestazioni dell'Università di Padova informa che una richiesta di utilizzare l'Aula Magna è stata accolta.
L'originale è strutturato in quattro blocchi informativi: il primo contiene la comunicazione che l'aula è stata concessa; il secondo elenca le norme di sicurezza da rispettare; il terzo e il quarto enunciano, rispettivamente, le responsabilità e i doveri degli organizzatori dell'incontro.
Nella riscrittura abbiamo mantenuto l'impostazione generale della comunicazione, ma abbiamo fatto delle modifiche a livello microstrutturale: le norme sulla sorveglianza nell'originale si trovavano nell'ultimo capoverso, mescolate ad informazioni di altro genere e non risultavano sufficientemente evidenti; ora sono state accorpate alla raccomandazione agli organizzatori ad osservare le norme indicate. Si è venuto così a formare un unico blocco informativo sulle responsabilità degli organizzatori. Anche la frase finale, che risultava eccessivamente lunga ed eterogenea, viene smembrata in due frasi distinte, creando una sorta di promemoria nel quale ad ogni frase corrisponde un compito da eseguire.
Dal punto di vista microlinguistico, si fa ricorso all'indicazione diretta del destinatario sia nell'attacco (Gentile Professore), prima mancante, sia nel corpo della lettera, dove la terza persona singolare sostituisce la forma con si impersonale del testo originale. Abbiamo rinunciato in più punti alla forma passiva e abbiamo eliminato alcune perifrasi inefficaci (concedere il nulla osta per ospitare il convegno, sostituito da concedere l'Aula per il convegno; durante lo svolgersi della manifestazione, che diventa durante la manifestazione; prendere opportuni accordi, riproposto nella forma semplificata concordare). Sono state sostituite o eliminate alcune espressioni tipicamente burocratiche: sotto indicate condizioni, la puntuale osservanza di quanto sopra, l'inosservanza delle suddette disposizioni, l'aulico Ella e l'espressione altamente formale lo scrivente Ufficio, che diventa, più semplicemente, il nostro Ufficio.
Il testo è stato reso più esplicito. Nella frase iniziale, la formula come indicato in oggetto è stata esplicitata, ripetendo le informazioni contenute nell'oggetto; così il testo vero e proprio della lettera è diventato autosufficiente. Sono state elencate alcune delle attrezzature utilizzabili, anche sulla base dell'esperienza che non tutti i richiedenti potevano sapere che l'aula non è normalmente dotata di un tavolo per i relatori. Da notare, inoltre, il passaggio dalla frase la capienza dell'Aula Magna è di 350 persone, che appare più che altro un'annotazione tecnica, alla formulazione è permessa al massimo la partecipazione di 350 persone, che esprime in maniera più diretta, e quindi più funzionale, il divieto di ammettere in sala un numero di persone superiore a quello indicato.
L'aggettivo aperte, riferito a porte, è stato sostituito dall'espressione non chiuse a chiave: con la formulazione iniziale si poteva intendere, infatti, che le porte dovessero restare spalancate. Ci rendiamo conto che la soluzione adottata, con un giro di parole al negativo, non è quella ottimale; ma non ne abbiamo trovato una di migliore. A sua volta, l'aggettivo sgombre risulta più puntuale di un'espressione generica come devono essere garantite le uscite di sicurezza.
Oltre a una struttura informativa più ordinata e a un lessico più chiaro, il testo finale presenta una sintassi notevolmente semplificata rispetto a quello di partenza. La lunghezza media delle frasi scende infatti da 22,43 a 13,33 punti, le frasi più lunghe di 20 parole sono state ridotte circa a un terzo di quelle dell'originale. Nel complesso l'indice di leggibilità cresce di oltre nove punti, passando da 47,79 a 57,00.