Negli ultimi decenni la struttura della burocrazia ha subito una profonda trasformazione. Da un modello bidimensionale di tipo gerarchico, basato su una distinzione netta tra Stato e cittadini,si è passati a un modello tridimensionale i cui poli sono la politica, il pubblico e la pubblica amministrazione, tutti potenzialmente equivalenti.
Funzione della pubblica amministrazione è rendere possibile la comunicazione tra politica e pubblico in un contesto di partecipazione paritaria.
Al cittadino, infatti, si riconosce un ruolo attivo nel processo di comunicazione: ha libero accesso alle leggi, ai regolamenti e ai procedimenti amministrativi che lo riguardano e dialoga direttamente con gli uffici; ma può anche valutare l'efficaciae l'efficienza dell'attività dell'amministrazione, esercitando una forma di controllo democratico.
La legge 150/2000 regola giuridicamente questa moderna concezione di comunicazione pubblica, imperniata sulla trasparenza e l'interattività. L'ufficio per le relazioni con il pubblico è una struttura che ogni pubblica amministrazione deve avereper essere in grado di interloquire adeguatamente con gli utenti.
Una struttura che accanto all'attività di informazione tecnica, svolge anche un'importante attività di monitoraggio, rilevando i bisogni dei cittadini, il loro grado di soddisfazioneper i servizi offerti e collaborando per migliorare la qualità degli stessi, perché è solo curando la qualità che si ottiene il consenso della gente. In tema di comunicazione pubblica, i risultati di una recente indagine condotta dalla Lexis ricerche mostrano che c'è ancora molta strada da fare sulla via del consenso popolare, nonostante gli evidenti passi in avantidegli ultimi tempi.
Da un lato, infatti, solo il 46% degli italiani giudica soddisfacente il proprio rapporto con l'amministrazione pubblica; dall'altro, comunque, un italiano su due riconosce che il proprio rapporto con il Comune di appartenenza è migliorato negli ultimi tre anni.
È probabile che in questo contesto abbiano giocato un ruolo decisivo sia la normativa sulla semplificazione e razionalizzazione dell'attività amministrativa, sia le iniziative in favore della semplificazione linguistica, in quanto l'uso di un linguaggio semplice e chiaro contribuisce a far sentire il cittadino a proprio agio, smorzando il suo impatto con la burocrazia.
Ma la semplificazione del linguaggio amministrativo non è cosa facile. Al contrario. È un'operazione che richiede la disponibilità a riflettere sulle forme espressive tradizionali della burocrazia e a riconoscere che la lingua offre varie soluzioni alternative, oggettivamente preferibili, per raggiungere certi destinatari e certi obiettivi.
E prima ancora richiede tempo. Il tempo necessario per abituarsi a una pianificazione attenta del testo, alla costruzione di un'architettura logica delle informazioni, perché dietro a una scrittura chiara c'è sempre un pensiero lineare.
Blaise Pascal rese bene questo concetto di tempo quando scrisse: «Ho fatto questa lettera più lunga del solito solo perché non ho avuto il tempo di farla più breve».
Tempo e disponibilità, si diceva, che a volte negli uffici mancano.
Ecco che allora non sarebbe una cattiva idea prevedere all'interno degli uffici pubblici l'esistenza di figure professionali esperte in semplificazione linguistica, con il compito di controllare ed eventualmente riscrivere i testi prodotti e di curare la formazionedel personale.
Fantascienza? No, in Svezia, per esempio, queste figure professionali esistono e sono il frutto di una collaborazione tra linguisti e Governo che risale ai primi anni Settanta.
In Svezia, inoltre, la legge impone che i documenti legali siano scritti in modo chiaro; e nel ministero di Giustizia esiste un dipartimento che si occupa della revisione legale e linguistica di tutti i testi normativi.
Un esempio illuminante e da seguire, soprattutto perché una democrazia ha tutto da guadagnare da un linguaggio amministrativo chiaro.

[Il tempo della scrittura, «Guida agli Enti Locali», 30 marzo 2002, p. 60]