La scrittura di un testo è un processo costituito almeno da tre fasi: la pianificazione del messaggio, la sua formulazione linguistica e, infine, la realizzazione grafica. Di queste tre fasi, la realizzazione grafica sembra essere la meno impegnativa: ci si siede davanti al computer, si sceglie il carattere di stampa e si scrive.
Pare che il computer faccia tutto da solo, e invece è proprio tra video e tastiera che si scatena la nostra irrefrenabile creatività.
Sì, perché i moderni word processor offrono un ventaglio ricco e differenziato di risorse: dal numero di caratteri disponibili (quasi 8.000 in formato digitale), alle variazioni di corpo e spaziatura, alle numerose possibilità di messa in rilievo (neretto, corsivo, sottolineato, sottolineato doppio ecc.).
Si può resistere a tanta abbondanza? Si può e si deve.
Una discreta conoscenza dei programmi di video-scrittura, infatti, è necessaria per gestire correttamente i mezzi a disposizione, affidandosi a qualcosa di meno soggettivo del proprio gusto estetico.
Per quanto potenti siano gli strumenti che utilizziamo, non bisogna cadere nella trappola di improvvisarci grafici: i risultati potrebbero non essere sempre felici.
Vediamo quindi alcuni suggerimenti per una scrittura chiara ed efficace.
Ogni testo si inserisce sulla pagina in una struttura detta gabbia di impaginazione. La gabbia dà un’organizzazione grafica al testo e, se è stata ben progettata, potrà accogliere un discreto numero di varianti, senza che queste producano un senso di disordine.
Segue poi la scelta del carattere tipografico o font. Esistono due famiglie di base: i caratteri con le grazie o romani (provvisti di minuscole appendici orizzontali, come il Times), e i caratteri senza grazie o bastoni (per esempio il Verdana).
Non esistono regole per preferire un font a un altro. Di norma è preferibile usare un solo tipo di carattere nell’ambito dello stesso testo, oppure, volendo proprio utilizzarne due, accoppiare un romano a un bastone.
Accanto alle due famiglie di base c’è poi un universo di caratteri non classificabili, frutto eclettico della moda, che induce spesso in tentazione. Scegliere il tipo di font più appropriato al testo e al contesto non è comunque difficile: è sufficiente farsi guidare dal buon senso e, in caso di dubbio, optare per la soluzione più sobria.
Un esempio: il buon senso avrebbe evitato a un Ufficio Comunale di scrivere un Regolamento condominiale in Comic Sans MS: a prima vista, si potrebbe scambiare il documento per il prologo di una storia a fumetti.
È buona norma scrivere il testo in tondo chiaro, cioè il carattere normale di una serie. il ricorso a neretto, corsivo, sottolineato, quali principali tecniche di messa in rilievo, deve seguire alcune regole, prima fra tutte la parsimonia. Il loro abuso sembra dare alla pagina un tocco di personalità, ma in realtà ne riduce sensibilmente la leggibilità, disorientando il lettore in un dedalo di informazioni inutilmente evidenziate. Se non vogliamo che la nostra pagina assomigli a una pelliccia di leopardo, meglio stare alla larga dal neretto. All’interno del testo, una sola "macchia" di neretto è consentita per quell’informazione che deve balzare immediatamente agli occhi del lettore (per esempio una data di scadenza improrogabile). In corsivo, invece, vanno citazioni, parole straniere e, raramente, parole a cui si vuole dare evidenza.
Un consiglio: poiché corsivo e sottolineato si equivalgono funzionalmente, meglio evitare le parole corsive e sottolineate insieme: non si saprebbe che significato grafico attribuire loro.
In conclusione, la capacità di un testo di essere chiaro sta nell’efficacia del suo stile comunicativo in un contesto determinato. Poiché le regole proprie di ciascun stile comunicativo riguardano tanto la predisposizione del testo quanto la sua resa grafica, la chiarezza della struttura logica dell’informazione scritta deve accompagnarsi a una presentazione grafica altrettanto chiara.

[Quando la forma è sostanza, «Guida agli Enti Locali», 7 ottobre 2000]