Una lettera burocratica non sembra tale se non contiene, prima dell’inizio vero e proprio,
l’indicazione
del suo oggetto. Alcuni esempi, tutti reali. Dall’Università: «oggetto:
Indagine per la valutazione della didattica». Dalla ULSS: «oggetto: Invito a presentarsi
per la scelta del medico di base». Dal Comune: «oggetto: Rinnovo carta
d’identità».
L’oggetto non fa parte del testo vero e proprio di una lettera; ma è ugualmente
un elemento fondamentale. Serve al destinatario per farsi una prima idea del
contenuto; ma serve agli uffici, e soprattutto a chi si occupa del protocollo,
per registrare correttamente l’argomento della lettera e per ritrovare, ora
sempre più spesso con sistemi informatici, i documenti che riguardano uno
stesso argomento.
Insomma, l’oggetto è il titolo
di una lettera. Ma col tempo si è un po’ persa l’idea di qual è la funzione
dell’oggetto e si sono stabilizzati oggetti un po’ strani. Per esempio:
«oggetto: comunicazioni». Che razza di oggetto è? È come se in un giornale ci
fossero titoli del tipo: «Notizie» (si badi bene, notizie e basta, non «notizie dal mondo» o «notizie in breve»).
L’oggetto «comunicazioni» è un oggetto muto; dice quello che tutti già sanno, e
cioè che una lettera del Comune, dell’ULSS, dell’Università, del Ministero comunica
qualcosa. Bella scoperta! Non è mica una lettera d’amore, che esprime
sentimenti o stati d’animo! Quell’oggetto non annuncia invece che cosa viene comunicato.
Un’altra disfunzione che spesso
si riscontra negli oggetti delle lettere amministrative è che permane la stessa
formulazione in tutta la corrispondenza relativa a una pratica. Cosa vi
aspettate se leggete in un oggetto: «Istanza di cambio residenza»? Che la
lettera contenga la richiesta di cambiare indirizzo. Invece no. Molto spesso un
oggetto di questo genere cela la risposta a una richiesta del cittadino. E
allora non è più chiaro, e più rispettoso della logica, scrivere «Risposta alla
richiesta di cambio di residenza»?
Ma si può fare qualcosa di più.
Non si agevola il cittadino, che magari ha presentato la sua domanda da tanto
tempo, se si precisa già nell’oggetto la data della sua richiesta?
Quindi l’oggetto potrebbe essere: «Risposta alla richiesta di cambio di residenza del 14.1.2000».
A questa soluzione si può opporre un’obiezione: la data in cui è
stata scritta la domanda non è per niente utile all’ufficio, per il quale è
significativa la data in cui la richiesta è stata registrata nel protocollo
d’entrata. Ma il cittadino non sa quando la sua richiesta è arrivata al Comune
(dipende tutto dalla velocità delle Poste). In questo caso si genera un
conflitto tra le esigenze dei due utilizzatori dell’oggetto, il mittente (ente
pubblico) e il destinatario (cittadino). Ecco allora che il nostro oggetto
potrebbe assumere questa formulazione definitiva: «Risposta alla richiesta di
cambio di residenza del 14.1.2000 (prot. gen. 10059 del 18.1.2000)».
Come si vede, formulare in
maniera corretta ed efficace un oggetto non è una cosa così semplice come
potrebbe parere a prima vista. Bisogna comporre una frase breve ma informativa;
bisogna tener conto delle esigenze di chi scrive e di quelle di chi legge;
bisogna evitare, come sempre quando si scrive, di essere schiavi dell’inerzia.
E bisogna anche ricordarsi che si sta scrivendo una frase ed è bene rispettare
le regole della grammatica. Perché scrivere «Rinnovo carta d’identità» e non
«Rinnovo della carta d’identità»? L’omissione della preposizione permette un
piccolissimo risparmio di spazio, ma rende più ostica la lettura. Oppure perché
usare tre frasi nell’oggetto «Ex Ambulatorio Pediatrico in via Brenta, 2.
Intervento di recupero e messa a norma presso alcuni locali. Gara d’appalto»
invece di scrivere «Gara d’appalto per il recupero e la messa a norma di alcuni
locali dell’ex Ambulatorio Pediatrico di via Brenta 2»? La lettura del secondo
oggetto è certamente più scorrevole della prima. Scrivere così denota maggior
rispetto per le esigenze dei lettori, ma anche maggior rispetto per la lingua
italiana.
[Chiarezza e sintassi? Optional. Quell'oggetto delle lettere amministrative che non spiega nulla, «Guida agli Enti Locali», 31 marzo 2001]