Questa volta parleremo di paratesto e di ridondanza. Bell’inizio per una rubrica che si propone di dare consigli per scrivere in maniera semplice! Ma mi spiego subito. Il paratesto sono tutti quegli elementi testuali (cioè frasi e parole) che stanno attorno al testo vero e proprio: per esempio il titolo di un articolo, oppure il titolo, l’introduzione, la copertina di un libro e così via. La ridondanza è la quantità di informazione che deve essere ripetuta per essere certi che un messaggio risulti comprensibile (è una caratteristica normale nelle lingue: in una frase banale come "i nostri affezionati clienti sono sempre stati i benvenuti", l’informazione che ci si riferisce a più di un cliente viene data otto volte, nei nomi, negli articoli, negli aggettivi, nel verbo).
È evidente che anche una comunicazione amministrativa ha un paratesto. Lo formano tutte le informazioni che stanno nell’intestazione (nome dell’ente, e talvolta anche del settore che emette la comunicazione, indirizzo, numero di telefono), l’oggetto, e, se ci sono, i riferimenti a comunicazioni precedenti e le eventuali informazioni aggiuntive da porre a pie’ di pagina (per esempio, quando è il caso, responsabile del procedimento amministrativo, indirizzo dell’ufficio che si occupa direttamente della pratica, orario di apertura e così via).
Ci si può chiedere: ha senso ripetere nel corpo della lettera le informazioni che sono già contenute nel paratesto?
A questo proposito bisogna tener conto di due cose. La prima che ogni comunicazione, per funzionare bene, ha bisogno di una certa dose di ridondanza. La seconda che il pubblico in genere non si avvede delle informazioni che sono contenute nel paratesto: legge la lettera, senza leggere il contorno, quasi come se l’intestazione "Comune di Veruno" o "Regione Piemonte", l’indicazione dell’oggetto, tutte le altre diciture poste attorno al testo della lettera fossero poco più che degli elementi decorativi. Per chi lavora in un ufficio pubblico è un gioco da ragazzi far interagire il testo con l’intestazione, andare a recuperare nel contorno numeri di telefono e indirizzi, capire dall’oggetto di cosa tratta la comunicazione. Per molti cittadini tutto questo, invece, è un’impresa difficile, spesso impossibile.
Allora è chiaro che una lettera amministrativa deve avere una certa dose di ridondanza, non deve cioè aver paura di ripetere alcune cose importanti. Per esempio il bravo comunicatore ripeterà con chiarezza, preferibilmente all’inizio della lettera, l’argomento di cui tratta, anche se è già stato specificato nell’oggetto. Se l’oggetto è "Risposta alla richiesta di cambio di residenza del 14.1.2000 (prot. gen. 10059 del 18.1.2000)", non è opportuno iniziare con un rinvio del tipo "In relazione alla richiesta di cui all’oggetto .."; non costa niente iniziare dicendo "Rispondendo alla Sua richiesta di cambio di residenza del 14.1.2000" o, ancora più direttamente: "Abbiamo accolto (o non abbiamo accolto) la Sua richiesta di cambio di residenza del 14.1.2000". Se si richiede al cittadino di venire nell’Ufficio pubblico, non è opportuno invitarlo a "presentarsi presso lo scrivente ufficio"; piuttosto gli si chiederà di "venire nell’Ufficio tal dei tali, in via Roma 15" (per carità, non sito in via Roma 15!), anche se la denominazione dell’Ufficio è presente nell’intestazione, e gli si indicherà anche l’orario di apertura e il telefono al quale può chiedere informazioni.
Insomma, è bene che una lettera al cittadino sia autosufficiente, che il cittadino possa recuperare nel testo vero e proprio tutte le informazioni di cui ha bisogno. Il cittadino che sa leggere le informazioni del paratesto non si offenderà certamente se troverà alcuni dati anche nel corpo della lettera; il cittadino che vede intestazioni e connessi come un puro elemento decorativo, sarà, magari solo inconsciamente, grato al funzionario o all’impiegato che gli ha permesso di capire di che cosa si parla, che cosa deve fare, dove deve andare, quando.

[La lettera autosufficiente, «Guida agli Enti Locali», 3 giugno 2000]